Os erros podem ocorrer por diversos motivos, como pela falta de organização ou inexperiência. Por essa razão, contar com um auxílio contábil experiente e de qualidade para cuidar das finanças do seu negócio é essencial. 

Para ajudar você a entender mais sobre a importância de evitar erros contábeis, trouxemos neste artigo os 6 principais erros contábeis que devem ser evitados pelos empresários. Vamos ver?! 

Deixar de emitir Notas Fiscais

Um dos erros contábeis mais recorrentes cometidos pelos empresários é sem dúvidas deixar de emitir as notas fiscais ou emiti-las de modo errôneo. Portanto, esse é um erro que pode e deve ser evitado, tendo em vista que é por meio das notas fiscais que o Fisco acompanha o faturamento das empresas. 

A falta de emissão desse documento fiscal torna a atuação da empresa ilegal, já que deixar de emitir a nota fiscal faz com que a empresa deixe de reter impostos, o que é crime.

Para entender mais sobre a emissão de notas fiscais, clique aqui e conheça os principais tipos de notas fiscais.

Não pagar tributos

Sabemos que o sistema tributário nacional é complexo. Por essa razão, esquecer ou deixar de realizar o pagamento de impostos e taxas é mais comum do que se imagina.

Ocorre que falhar com o pagamento de impostos ou taxas pode gerar multas e bloqueios, visto que se trata de uma ilegalidade, razão pela qual é essencial evitar esse tipo de falha. 

Não fazer um Planejamento Tributário 

O planejamento tributário é uma ferramenta que possibilita o pagamento dos tributos nas condições e datas corretas, o que reduz a ocorrência de erros.

Além disso, por meio dele é possível determinar de forma legal como diminuir a alta carga tributária paga, reduzindo os custos fixos suportados pela empresa.

Portanto, não realizar um planejamento tributário ou realizar e não segui-lo é um erro que poderá acarretar no pagamento de tributos e taxas que poderiam ser evitados. 

Para entender mais sobre como reduzir o pagamento de tributos de forma legal, confira o nosso outro artigo: Planejamento Tributário: entenda sua importância

Não separar a conta pessoal da empresarial

Muitos empresários só se dão conta de que isso é um erro quando já não sabem mais o que é dinheiro pessoal e o que é dinheiro da empresa. Sendo assim, um dos erros mais comuns e que podem prejudicar muito a empresa e as finanças pessoais do empresário é misturar as contas pessoais das empresariais.

Com a mistura das finanças, o histórico financeiro fica desorganizado, de modo que o empreendedor poderá retirar dinheiro do caixa da empresa para arcar com despesas pessoais sem perceber, e vice-versa. Logo, essa atitude é prejudicial e pode colocar a saúde financeira da empresa em risco. 

Lançamento de valores errados

Outro erro que é mais comum do que se imagina, é em relação aos valores lançados. Acontece que, os valores lançados de forma errônea podem prejudicar os relatórios que são utilizados como base para o funcionamento de qualquer empresa.

Por meio dos relatórios, os empreendedores não só cumprem com as suas obrigações, como também podem acompanhar a realidade financeira da sua empresa e constatar se ela está dando lucro ou prejuízo. 

Além disso, os cálculos de impostos são complexos e exigem muita atenção, e, por esse motivo, é importante sempre conferir as informações para evitar esse tipo de erro. 

Manter os documentos fiscais desorganizados 

Uma das principais recomendações para evitar os erros mencionados acima é manter os documentos fiscais organizados. Então, não possuir os documentos fiscais organizados é considerado um grande erro. 

Portanto, esses documentos devem ser mantidos de forma organizada e que possibilite o fácil acesso sempre que for necessário. 

Para ajudar você a deixar tudo organizado, elaboramos este artigo: Comprovantes: tenho que guardar por quanto tempo?

Agora que você já sabe a importância de considerar o auxílio de uma assessoria contábil de qualidade para evitar erros, conte com a KomBusiness para colocar tudo em prática. Somos uma empresa fundada por profissionais com mais de 10 anos de experiência no mercado e que sempre fazem uso da tecnologia para obtenção de resultados mais rápidos e precisos.

Por essa razão, em caso de dúvidas, conte com quem entende do assunto para ajudar você.  Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe de consultores especializados na área contábil, os quais poderão auxiliá-lo.

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Por meio desse programa tanto os jovens profissionais quanto as empresas recebem benefícios, isso porque, o jovem aprendiz contratado irá iniciar no mercado de trabalho, contará com a inclusão social que esse tipo de relação possibilita, além de ter acesso à oportunidade de adquirir experiência. Em contrapartida, a empresa aumentará a sua reputação perante a sociedade, promovendo seus valores e cultura para contribuir com a formação dos jovens trabalhadores. 

Ademais, o jovem que participa do programa terá direitos trabalhistas e previdenciários. Isso tudo, sem deixar de ter acesso à vida acadêmica que deve ser sua prioridade nessa faixa etária, sem mencionar que, por adquirirem experiência com o programa, já estarão um passo à frente perante os demais no mercado de trabalho. 

Esse modelo de contratação oportuniza que o jovem receba uma qualificação técnico-profissional na empresa contratante ou nas instituições parceiras.

Determinadas empresas devem obrigatoriamente aderir ao programa e possuir uma quantidade determinada de jovens aprendizes contratados. Contudo, para que seja possível implementar esse programa na sua empresa, algumas regras precisam ser seguidas. Vejamos abaixo as principais determinações da legislação em relação ao programa. 

LEIA TAMBÉM: Certificado Digital: quem precisa e como fazer

Quais empresas são obrigadas a aderir ao Programa de Jovem Aprendiz?

A legislação que trata do programa de Jovem Aprendiz (Lei 10.097/2000) determina que as empresas de pequeno e grande porte devem ter entre 5 e 15% de colaboradores na modalidade de jovem aprendiz. 

Desse modo, a empresa será obrigada a empregar e matricular os aprendizes nos cursos dos Serviços Nacionais de Aprendizagem.

Quem pode participar do programa?

É necessário o cumprimento de alguns pré-requisitos para que o jovem possa ser contratado para o programa. 

Assim, para que o jovem possa participar do programa ele precisa ter entre 14 e 24 anos de idade, exceto quando se tratar de pessoas com deficiência, caso em que não há limite máximo de idade, mas o mínimo de 14 anos deverá ser respeitado.

Além disso, o jovem deve estar matriculado e frequentando a escola, possuir um bom desempenho escolar, exceto se já tiver concluído o ensino básico. 

Também será necessário que o jovem tenha bom desempenho profissional, participando das atividades teóricas e práticas disponibilizadas pela empresa ou algum parceiro.

Qual a duração do Programa de Jovem Aprendiz?

A duração do programa de Jovem Aprendiz pode ser de 11 a 24 meses e deverá ser formalizada por meio de um contrato. 

Entretanto, após a conclusão do contrato de trabalho, a empresa poderá optar pela efetivação ou não do Jovem Aprendiz, que já estará habituado ao ambiente corporativo da empresa. 

Importante: como a idade máxima é 24 anos, caso o empregado seja contratado para o prazo máximo de 2 anos, o jovem deverá ter no máximo 22 anos no momento da contratação.

Qual a jornada de trabalho do Jovem Aprendiz?

A carga horária realizada pelos jovens é de 30 horas semanais, podendo variar de 4 a 6 horas diárias, para que o jovem consiga conciliar as suas atividades escolares com o trabalho.

Nos casos em que o trabalhador já concluiu os estudos básicos, a carga horária poderá corresponder a até 8 horas diárias.

No entanto, um dos dias trabalhados pelo jovem deverá ser destinado à realização do curso profissionalizante que o programa fornece.

Qual o valor da remuneração?

Em regra, a remuneração do Jovem Aprendiz será baseada no salário mínimo vigente e nas horas trabalhadas pelos jovens. Porém, esse valor poderá variar nos casos em que houver acordos coletivos ou pisos salariais, desde que sejam mais favoráveis para os jovens. 

Além do pagamento do salário, o jovem aprendiz também terá direito ao recebimento de vale-transporte e ao recolhimento do FGTS.

Precisa implementar o programa na sua empresa? Então, conte com a KomBusiness para fazer isso da melhor forma possível. Somos uma empresa fundada por profissionais com mais de 10 anos de experiência no mercado e que sempre fazem uso da tecnologia para obtenção de resultados mais rápidos e precisos.

Você também pode se interessar: Recibo Provisório de Serviços (RPS): você sabe o que é?

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Com isso, a ideia de possuir um negócio próprio vem ganhando cada vez mais espaço e surge um questionamento muito comum que é em relação à possibilidade de os trabalhadores que exercem a profissão de carteira assinada do Regime CLT abrirem uma empresa concomitante ao emprego, ou seja, se é possível o trabalhador abrir uma empresa enquanto ainda está trabalhando de carteira assinada. 

E sim, essa é uma possibilidade. Contudo, é necessário que alguns cuidados sejam tomados e algumas regras sejam cumpridas para abrir uma empresa, mesmo com um emprego de carteira assinada. 

Para que você possa entender mais sobre o assunto, trouxemos este artigo explicando quando o trabalhador pode abrir uma empresa e quais são as regras a serem seguidas. Boa leitura!   

LEIA TAMBÉM: Entenda a importância de fazer um Balanço Patrimonial anual

Posso abrir uma empresa, mesmo tendo carteira assinada? 

Em regra, não existe uma lei que proíba o trabalhador de empreender, ou seja, a legislação não proíbe que o empregado que tenha registro em carteira assinada abra uma empresa.

Entretanto, existem algumas regras e cuidados que devem ser tomados. Vejamos os principais!

Verificar o Contrato de Trabalho

O contrato de trabalho é responsável por prever uma série de direitos e limitações. Com isso, o trabalhador que deseja abrir uma empresa deve verificar se no contrato não há cláusulas que o impeçam de abri-la. 

Nesse sentido, o contrato poderá prever que os funcionários não podem ter participação em outras empresas, vedando que os funcionários participem de outras sociedades ou tenham a própria empresa, o que terá validade. Sendo assim, nesses casos, o trabalhador não poderá ter uma empresa enquanto vigorar o contrato de trabalho, devendo optar por um dos dois. 

Horários compatíveis

Para que o trabalhador possa abrir a própria empresa, o horário de trabalho que irá despender a ela deve ser compatível com o horário em que está contratado na empresa onde trabalha sob o regime CLT.

Assim, o trabalhador deve se certificar que o horário das suas atividades com a nova empresa não coincidam com o do seu trabalho, sendo essencial muito planejamento. 

A atividade prestada não pode gerar concorrência

O trabalhador que deseje abrir uma empresa não poderá abrir uma empresa no mesmo ramo de atividade da empresa onde possui um vínculo empregatício, isso porque, a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) determina como um dos motivos para demissão sem justa causa: 

“negociação habitual por conta própria ou alheia sem permissão do empregador, e quando constituir ato de concorrência à empresa para a qual trabalha o empregado, ou for prejudicial ao serviço”

Assim, caso o empregado ofereça atividade comercial com potencial de gerar concorrência para o empregador, ele poderá ser demitido por justa causa. 

Contudo, caso ainda assim o trabalhador deseje abrir a empresa, deverá sair do emprego ou obter uma autorização por escrito da empresa onde trabalha permitindo o exercício da atividade para evitar a rescisão do contrato de trabalho por justa causa.

Ademais, o trabalhador que deseje abrir uma empresa deve ficar consciente de que, em caso de demissão, se tiver um CNPJ ativo, não poderá requerer o seguro-desemprego.

Importante: os servidores públicos são proibidos de participar de gerência ou administração de sociedade privada, de forma que não poderão abrir uma empresa enquanto forem funcionários públicos. No caso de empregados de empresas públicas estaduais ou municipais deve-se observar as normas do estado ou município sobre o assunto.

Agora que você já sabe que é possível abrir uma empresa, mesmo estando trabalhando sob o regime CLT, conte com a KomBusiness para colocar tudo em prática. Somos uma empresa fundada por profissionais com mais de 10 anos de experiência no mercado e que sempre fazem uso da tecnologia para obtenção de resultados mais rápidos e precisos.

Você também pode se interessar: Cancelamento extemporâneo: descubra o que é e como fazer 

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Portanto, propiciar um ambiente de trabalho saudável é essencial para que os colaboradores consigam exercer suas funções conforme o planejado e de maneira motivada, sem que as tarefas se tornem mais cansativas do que deveriam ser, garantindo uma convivência de qualidade entre a equipe e aumentando a produtividade da empresa. 

Quer saber como manter um clima organizacional saudável? Então continue a leitura, neste post vamos lhe apresentar algumas estratégias que podem deixar o dia a dia dos colaboradores menos estressantes e cada vez mais produtivos. Boa leitura!   

LEIA TAMBÉM: Entenda a importância de fazer um Balanço Patrimonial anual

Treine os Líderes de Equipe

Normalmente, as pessoas associam a missão de manter um bom clima organizacional ao RH. Contudo, para garantir um bom clima organizacional e mantê-lo ao longo do tempo, é necessário que todas as lideranças estejam engajadas. 

Assim, os líderes devem ser escolhidos de maneira criteriosa e devem contar com o treinamento necessário que esse tipo de cargo exige, já que líderes capacitados inspiram seus funcionários, e com isso ajudam a empresa a encontrar o sucesso esperado. 

Uma equipe liderada por um líder produtivo, eficiente, feliz e encorajador tem maior produtividade quando comparada com as demais, sendo que os colaboradores ainda conseguem manter uma qualidade de vida melhor quando o ambiente de trabalho é mais saudável.

Incentive a Comunicação

Sabemos que a comunicação é a chave de qualquer relação, e com as relações profissionais isso não é diferente. Por essa razão, a comunicação interna de uma empresa é essencial para que seja possível criar um ambiente de trabalho saudável.

É importante que a comunicação dentro do ambiente de trabalho seja satisfatória para todos, e por essa razão, ela deve ser clara e eficaz. 

Ademais, é importante que os líderes façam com que os colaboradores se sintam à vontade para expressar suas opiniões sobre os pontos positivos da empresa e também sobre os pontos que necessitam de melhoria.

Lembre-se, um bom clima organizacional precisa ser positivo para todos, incluindo os colaboradores. 

Forneça Benefícios

Para ter um ambiente de trabalho saudável é necessário ter colaboradores satisfeitos e felizes, portanto, proporcionar benefícios pode ser benéfico não só para os colaboradores, mas também para a empresa. 

Por meio dos benefícios, os empreendedores podem incentivar o cuidado dos colaboradores com saúde física ao fornecer descontos em academias, por exemplo, além de incentivos para os cuidados com a saúde mental, como com o fornecimento de acesso a profissionais da área ou com palestras educativas. 

Além disso, os gestores ainda podem contar com a colaboração dos próprios trabalhadores para saber quais são as suas principais necessidades e quais são os tipos de benefícios que podem ser mais adequados.

Reconhecimento 

Infelizmente, uma das maiores reclamações dos trabalhadores é em relação à falta de reconhecimento por parte da empresa. Por essa razão, reconhecer os esforços realizados pelos colaboradores é essencial para mantê-los engajados e motivados. 

De acordo com a psicologia, o reconhecimento é considerado uma necessidade básica das relações sociais, sendo essencial engajar os profissionais para que alcancem a alta performance.

Ademais, o reconhecimento deve ser promovido de maneira contínua, contribuindo para que esteja presente no dia a dia dos colaboradores, fazendo parte da cultura da empresa.

Realize pesquisas sobre o clima organizacional da empresa

Saber como os colaboradores enxergam o ambiente de trabalho é essencial para identificar questões que os incomodam e precisam ser ajustadas. 

Para isso, a forma mais eficiente é realizando pesquisas sobre o clima organizacional diretamente com os colaboradores. Em regra, pode haver três classes de climas organizacionais. Vejamos: 

• Clima organizacional bom: é quando o colaborador se vê como peça-chave da organização, sentindo-se parte da empresa;
• Clima organizacional razoável: quando o colaborador, ora se sente parte da empresa e ora não, alterando a sensação de pertencimento;
• Clima organizacional ruim: quando o colaborador se sente apenas mais um funcionário.

Assim, o clima organizacional deve ser avaliado constantemente, buscando sempre as melhorias necessárias para fornecer um bom ambiente de trabalho aos colaboradores.

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Com o passar dos anos, a técnica foi aprimorada e adaptada para a realidade vivenciada, mas o seu objetivo permanece o mesmo – possibilitar o controle do patrimônio.  

Atualmente, além de ser uma forma de controlar o patrimônio e organizar as contas empresariais, a escrituração contábil também é uma obrigação legal. 

Dessa forma, consiste em uma ferramenta de controle patrimonial obrigatório, onde deve ser realizado o registro cronológico de todos os movimentos contábeis de uma empresa.

O processo da escrituração contábil ocorre por uma série de procedimentos. Por meio dele, todas as movimentações contábeis são registradas em ordem cronológica e de acordo com os princípios da contabilidade.  

Por se tratar de um controle obrigatório, a legislação exige que seja apresentado até o último dia útil de julho do ano seguinte à apuração, o que poderá ser feito por meio eletrônico pelo SPED, que é o Sistema Público de Escrituração Digital.

Para que você possa ficar ainda mais por dentro do assunto, trouxemos este artigo completo explicando o que deve constar na escrituração contábil, quem é obrigado a fazê-la, como ela deve ser feita e o que é a escrituração contábil simplificada. Vamos ver?!  

O que deve constar na Escrituração Contábil?

Deverão constar na escrituração contábil as informações diárias da empresa. Nesse sentido, a contabilidade divide os acontecimentos em duas formas: os fatos contábeis e os atos contábeis. 

Assim, os atos contábeis consistem em atos que não tem potencial de alterar o patrimônio do empresário. Fazem parte dele as reuniões,  as estipulações de norma de conduta e a elaboração de manuais de procedimentos, por exemplo. 

Enquanto os fatos contábeis são os que alteram o patrimônio da empresa, esses fatos podem ser qualitativos que é quando ocorre, por exemplo, a troca de um direito por um bem,  ou quantitativos que é quando o valor do patrimônio sofre alteração.

Nesse sentido, os acontecimentos que devem ser registrados na escrituração contábil são os fatos contábeis, lembrando que eles devem respeitar a ordem cronológica. Além disso, devem ser incluídos os atos contábeis que possam impactar a área financeira da empresa. 

LEIA TAMBÉM: Gestão financeira: entenda a importância

Quem deve fazer a Escrituração Contábil? 

O único empresário que é dispensado de realizar a escrituração contábil é o Microempreendedor Individual, portanto, fora ele, todas as empresas devem escriturar a contabilidade. 

Essa ferramenta é essencial para que as demais empresas tenham fácil acesso aos dados necessários para elaboração de relatórios e demonstrativos tanto fiscais quanto gerenciais.

Além disso, com a escrituração contábil, os empresários conseguem ter acesso rápido a dados que podem auxiliá-los nas principais tomadas de decisão, como saber a margem de lucro, o fluxo de caixa, capital de giro ou quais são os níveis de liquidez da empresa.

Como fazer a Escrituração Contábil?

Conforme determinado pela lei, a escrituração contábil é realizada por meio do Livro Diário e Razão, onde são registrados todos os fatos contábeis em ordem cronológica. 

A obrigação da escrituração contábil começa já na abertura da empresa, com o registo do capital social integralizado por cada sócio da empresa. Após isso, toda movimentação considerada como fato contábil também é registrada.

Os registros podem ser realizados de forma manual no livro de registro ou por meio de ferramentas mecanizadas ou eletrônicas.

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Escrituração Contábil Simplificada

A escrituração contábil simplificada é destinada às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional.

Essa forma de escrituração contábil é como se fosse uma versão resumida da escrituração contábil padrão, permitindo que as empresas efetuem os registros dos fatos contábeis de forma mensal, por exemplo, desde que contem com outros registros auxiliares. 

Para fazer a escrituração contábil é necessário contar com auxílio de um profissional da área contábil que tenha experiência e conheça as exigências desse procedimento. Nós, da KomBusiness, somos uma empresa fundada por profissionais com mais de 10 anos de experiência no mercado e que sempre fazem uso da tecnologia para obtenção de resultados mais rápidos e precisos.

Por isso, em caso de dúvidas, conte com quem entende do assunto para ajudar você.  Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe de consultores especializados na área contábil, os quais poderão auxiliá-lo.

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Sendo assim, é muito comum que ocorram atrasos nos pagamentos das dívidas e consequente o aumento do valor devido. Por essa razão, é importante que os contribuintes fiquem atentos, evitando a quitação em atraso e protegendo a saúde financeira da empresa. 

Contudo, caso não seja possível evitar o atraso no pagamento, pode-se reduzir o impacto que a empresa irá sofrer com juros e multas por meio do parcelamento dos impostos. Para que você possa entender mais sobre o assunto,  trouxemos este artigo sobre a possibilidade do parcelamento de dívidas tributárias no CNPJ. Vamos ver?!

LEIA TAMBÉM: Gestão financeira: entenda a importância

O que é Parcelamento de Impostos?

O parcelamento de impostos é um recurso disponibilizado pelo governo para que as empresas consigam manter os débitos em dia. 

Com ele, os empreendedores conseguem condições mais favoráveis para a quitação dos débitos, já que os órgãos de arrecadação renunciam um percentual de juros e ainda possibilitam o pagamento dos débitos de forma parcelada.

Nesse sentido, o parcelamento dos impostos possibilita que as empresas cumpram com as suas obrigações fiscais, regularizando os débitos e equilibrando as despesas sem que seja  preciso comprometer a saúde financeira do negócio. 

É importante ressaltar que, embora o parcelamento dos impostos possa ser requerido pelas empresas em qualquer período do ano, ele somente poderá ser solicitado uma vez no ano. 

Contudo, as empresas que estejam negociando as dívidas podem optar por incluir novos débitos na negociação. Com isso, a primeira parcela será de 10% do valor total da dívida, ou 20%, se já existirem débitos reparcelados.

Com o parcelamento, os impostos poderão ser  pagos em até 60 vezes, desde que a parcela não seja inferior a R$500,00 (quinhentos reais) para as pessoas jurídicas, exceto nos casos de débitos do Simples Nacional, onde o valor mínimo da prestação é de R$300,00 (trezentos reais), sendo que é o governo quem define a quantidade de parcelas possíveis.

As empresas que desejem realizar o parcelamento dos débitos devem cumprir com o combinado, já que a aprovação do pedido de parcelamento depende diretamente do pagamento da primeira parcela que, em regra, ocorre após dez dias da negociação. 

Quais empresas podem requerer o parcelamento dos impostos?

É possível que empresas de diferentes modalidades requeiram o parcelamento dos impostos. Contudo, é importante que os empreendedores observem quais os requisitos estabelecidos para cada tipo empresarial. 

No entanto, cada modalidade de parcelamento conta com condições especiais e diversificadas, devendo ser observada uma a uma. 

Outro ponto que merece destaque é em relação ao fato de que todos os impostos podem ser parcelados. Entretanto, assim como se espera, as regras também podem variar de acordo com a esfera do governo responsável pela arrecadação. 

Como parcelar os impostos?

Quem deseja parcelar os débitos com a receita deverá acessar o Portal e-CAC da Receita Federal onde poderá escolher qual a modalidade desejada após selecionar qual é a dívida a ser parcelada.

Exceto nos casos das empresas com débitos do Simples Nacional e inscritas em Dívida Ativa, as quais deverão ir até a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional para requerer o parcelamento.

Por fim, é importante mencionar que o parcelamento poderá ser cancelado. Como é possível apenas um parcelamento por ano, caso peça a desistência, o contribuinte precisará aguardar até o próximo ano para requerê-lo novamente.

Ademais, o cancelamento também poderá ocorrer em razão do descumprimento da negociação, ou seja, nos casos de não pagamento das parcelas acordadas.

Lembre-se que antes de realizar a renegociação é importante que o contribuinte verifique se o débito não está extinto, isto é, se está com a sua exigibilidade suspensa. 

Para verificar a existência de dívidas com a Receita Federal, o contribuinte deverá entrar no portal e-CAC da Receita Federal e, após realizar o cadastro, busque pela seção “Consulta Pendências – Situação Fiscal”.

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Ocorre que é extremamente importante mantê-los organizados e arquivados, já que é possível que você venha a precisar de um deles um dia. Entretanto, para que você consiga manter uma gestão de documentos eficiente, que seja acessível, organizada e tenha somente o que realmente precisa e não fique acumulado documentos desnecessários, você precisa saber quando pode descartar cada documento, não é mesmo?

Mas você sabe por quanto tempo precisa guardar os documentos? Provavelmente, essa resposta seja não. Pensando nisso, trouxemos abaixo por quanto tempo você deve guardar comprovantes de pagamentos e demais documentos que utilizamos e geramos com frequência. 

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Por quanto tempo devo guardar cada documento?

O prazo para guardar cada documento pode variar. Trouxemos abaixo uma lista com os principais documentos que utilizamos e suas particularidades em relação ao tempo que devem ser guardados. Confira!

• • Imposto de Renda e comprovante de pagamento de tributos – Todos os documentos que comprovam o pagamento ou a relação da Receita Federal precisam ser guardados pelo período de 5 (cinco) anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento ou emissão do mesmo; 
  • Comprovante de pagamento de água, luz, telefone e gás –  Atualmente, as prestadoras desses serviços devem emitir uma nota de quitação de débitos do ano anterior. Dessa forma, com esse documento é possível descartar os comprovantes mensais e guardar apenas o comprovante de quitação anual. Lembrando que o comprovante de quitação anual deve ser guardado por 5 (cinco) anos, assim como os comprovantes mensais nos casos de não emissão do comprovante anual;
  • Nota fiscal e comprovante de garantia – Esses documentos devem ser guardados pelo período que durar a garantia do produto. A garantia legal corresponde a 30 dias para bens não duráveis e 90 dias para bens duráveis, podendo haver ainda a garantia contratual fornecida pela empresa, ou a garantia estendida, adquirida pelo consumidor, de forma que os prazos podem variar;
  • Comprovante de pagamento de aluguel de imóveis e condomínio – Os comprovantes de pagamento de aluguel, contrato de locação e o termo de entrega das chaves devem ser guardados por 3 (três) anos, enquanto os comprovantes de pagamento de condomínio devem ser guardados por 5 (cinco) anos. Esses são os prazos em que é possível cobrar o aluguel ou o condomínio em atraso;
  • Comprovante de pagamento de fatura de cartão de crédito e comprovantes de compra – A fatura do cartão de crédito deve ser guardada pelo período de 1 (um) ano,  os comprovantes de compras feitas à vista podem ser guardados por 6 (seis) meses, enquanto os das compras realizadas no crédito devem ser guardadas por 5 (cinco) anos;

• Comprovantes de Pagamento de Empregados Domésticos e Profissionais Liberais – Todos os documentos envolvendo empregados domésticos e profissionais liberais devem ser guardados por 5 (cinco) anos, lembrando de solicitar a assinatura do colaborador em todos.

Assim, passado esses prazos, você poderá descartar esses documentos sem maiores complicações. E aí, já vai organizar os documentos hoje mesmo?

BÔNUS: toda vez que você for descartar um documento importante, principalmente quando constar dados pessoais seus ou de outras pessoas, tenha extremo cuidado, rasgue-os ou queime-os antes de descartá-los. Lembrem-se que nem todas as pessoas são bem intencionadas! 

O que devo fazer se eu perder um comprovante e precisar dele posteriormente?

Não são raras as vezes que as pessoas descartam ou perdem comprovantes de pagamento ou notas fiscais de compra e posteriormente precisam deles. 

Nesses casos, poderá ser solicitado à empresa que o emitiu uma segunda via do documento, não podendo ser negado tal fornecimento. 

A gestão de documentos pode parecer algo complexo, mas contar com orientação de profissionais qualificados poderá facilitar muito a sua vida, evitando a ocorrência de erros que possam resultar em danos e problemas para a sua empresa, garantindo a organização necessária para esse tipo de situação.  

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Se a resposta para essas perguntas for não, então você precisa urgentemente rever a gestão financeira do seu negócio. Essa ferramenta é essencial para garantir a segurança e o controle das finanças, trazendo maior assertividade para os investimentos e proporcionando uma maior segurança financeira para o seu negócio. 

Quer saber mais sobre a gestão financeira? Então continue a leitura, pois neste artigo trouxemos informações para explicar o que é a gestão financeira, por que ela é importante e como fazer uma que seja de fato eficiente. Vamos ver?!

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O que é Gestão Financeira? 

A gestão financeira consiste no controle das entradas e saídas dos recursos da empresa, visando alcançar uma organização que resulte no seu desenvolvimento, na geração de lucros, no aumento do patrimônio e na elevação do capital. 

Em outras palavras, a gestão financeira é o pilar que mantém o negócio em funcionamento, sendo um conjunto de tarefas administrativas voltadas à manutenção e rentabilidade do negócio.

Portanto, a gestão financeira é efetivada por meio de um conjunto de análises seguidas de planejamento e controle financeiro. 

Por que a Gestão Financeira é importante?

Quando não se gerencia adequadamente ou não se tem controle sobre os recursos da empresa, eles podem se esgotar facilmente, resultando em prejuízos e até mesmo em falência. 

Por meio de uma gestão financeira eficiente, que controle as entradas e saídas, é possível definir investimentos, identificar cortes de gastos desnecessários e ajudar visivelmente na tomada de decisão dos gestores em relação às finanças.  

Como fazer uma Gestão Financeira realmente eficiente?

Uma gestão financeira eficiente é composta por uma série de medidas que visam aprimorar a organização financeira da sua empresa. Vejamos as principais: 

• Identifique a situação financeira atual – O primeiro passo para realizar uma gestão financeira é fazer um levantamento de todos os custos e também das receitas, identificando a real situação da empresa naquele momento;
• Planejamento estratégico – O planejamento estratégico é essencial para clarificar quais tarefas precisam ser desenvolvidas com urgência, quais podem ser desenvolvidas a longo prazo e quais devem ser evitadas. Dessa forma, é possível elaborar um plano de ação objetivo; 
• Monitorar o fluxo de caixa – O fluxo de caixa permite que seja feito um acompanhamento e o planejamento de um período com orçamentos e projeções, e assim, deve-se acompanhar as entradas e saídas da empresa;
• Planejamento financeiro – Com o planejamento financeiro é possível planejar os gastos, definir metas e deixar uma margem para gastos extras, de forma que seja possível manter o negócio estável e bem-sucedido;
• Controle de dívidas – Por vezes, um negócio para ser bem-sucedido precisa se endividar. No entanto, deve-se controlar as dívidas e tomar cuidado com a motivação e o tamanho do endividamento;
• Defina prioridades – Quanto mais a empresa cresce, mais difícil fica de administrar tudo e, por esse motivo, é preciso definir quais contas devem ser pagas primeiro, quais setores têm prioridade de orçamento e assim por diante;
• Corte de gastos desnecessários – Para uma gestão financeira eficiente é necessário identificar os gastos desnecessários e fazer os devidos cortes;
• Defina manutenções preventivas – A manutenção corretiva, em regra, gera grandes gastos. Por essa razão, as manutenções preventivas devem ser enquadradas na gestão financeira, reduzindo custos futuros; 
• Automatize processos – A automatização de processos administrativos economiza tempo e reduz erros cometidos pela equipe, erros esses que podem gerar danos e até mesmo multas que prejudicam a saúde financeira do seu negócio.

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Sabemos que lidar com tantos detalhes pode parecer complexo inicialmente, mas contar com a orientação de profissionais qualificados poderá facilitar muito a sua vida, evitando a ocorrência de erros que possam resultar em problemas para sua empresa. 

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Por isso, conte com quem entende do assunto para ajudar você.  Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe de consultores especializados na área contábil, os quais poderão auxiliá-lo.

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Se você não sabe a resposta, está no lugar certo, pois é exatamente sobre isso que vamos tratar neste artigo. Nesses casos, o correto é emitir o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que é um documento intermediário à emissão da NFS-e. 

Então, se você tem uma empresa, não deixe de conferir nosso artigo completo. Nele trouxemos o que é Recibo Provisório de Serviços, quando ele deve ser emitido e qual a importância da sua emissão. Boa leitura! 

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O que é Recibo Provisório de Serviços (RPS)? 

O Recibo Provisório de Serviços é um documento que serve para intermediar a emissão da NFS-e, e que pode ser emitido nos casos em que a empresa estiver impossibilitada de emitir a Nota Fiscal eletrônica, possibilitando que o cliente fique com um documento fiscal. 

Dessa forma, o RPS serve para substituir provisoriamente a emissão da NFS-e, evitando futuros problemas com o Fisco, que podem ocasionar em multas e juros pela falta da emissão da Nota Fiscal eletrônica de serviço ou a emissão fora do prazo. 

Ademais, a emissão desse documento ainda serve para comprovar que houve de fato a prestação do serviço.

Portanto, deverá constar no RPS os dados do comprador, as informações sobre o trabalho que foi realizado, o CNPJ e dados da empresa que o emitiu. O RPS deve ainda ser numerado e impresso em duas vias, das quais uma ficará para a empresa que prestou o serviço e a outra deverá ser entregue ao cliente.  

Ressalte-se que posteriormente é necessário que esse documento seja convertido em um documento fiscal, o que deverá ocorrer dentro do prazo estabelecido pelo fisco. Esse prazo poderá variar de acordo com cada município.

Quando o Recibo Provisório de Serviço deve ser emitido?

Conforme vimos, o Recibo Provisório de Serviço deve ser emitido toda vez que o empresário estiver impossibilitado de gerar a Nota Fiscal eletrônica de serviço dentro do prazo estipulado pelo fisco. 

Lembrando que o RPS não substitui a NFS-e, devendo ser utilizado apenas em situações específicas em que ocorreram imprevistos, incidentes ou emergências que impossibilitaram a emissão imediata da NFS-e, portanto, deverá ser emitido nos casos necessários para que o empresário consiga cumprir os prazos legais, evitando sofrer penalidades fiscais. 

Como emitir o Recibo Provisório de Serviço?

As regras para emissão do Recibo Provisório de Serviço pode variar de um município para o outro. Sendo assim, o modelo e as regras deverão ser solicitadas na prefeitura do município em que o serviço foi prestado. 

Entretanto, independentemente do município em que ele seja emitido, deverá conter os dados anteriormente mencionados e ser impresso com a numeração em sequência, de forma que qualquer erro nesse sentido pode impedir a emissão da Nota Fiscal eletrônica de serviço.

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Como converter o RPS em NFS-e?

O prazo para converter o RPS em NFS-e pode variar dependendo da prefeitura, geralmente ficando entre 5 e 10 dias. Porém, o ideal é que seja realizada a conversão o quanto antes, e, para isso, é necessário acessar o sistema do município e vincular o RPS à respectiva NFS-e.

Fui até a prefeitura e me informaram que a emissão da NFS-e tem que ser imediata. O que fazer?

Conforme mencionado anteriormente, quem determina as regras para a emissão do RPS são os municípios. Ocorre que, embora a maioria já aceite, algumas prefeituras ainda não permitem o uso desse documento, exigindo que a emissão da NFS-e seja realizada de forma imediata. 

Sabemos que lidar com tantos detalhes pode parecer complexo, mas contar com a orientação de profissionais qualificados poderá facilitar muito a sua vida, evitando a ocorrência de erros que possam resultar em danos, multas e problemas para sua empresa. 

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Dessa forma, trata-se do demonstrativo financeiro mais completo e importante gerado pela empresa e visa definir se ela está gerando lucro e quais as medidas que devem ser tomadas a seguir, tudo para garantir o desenvolvimento e a saúde financeira do negócio.  

Pensando nisso, trouxemos abaixo o que é Balanço Patrimonial, quando deve ser feito e como ele pode ajudar a sua empresa. Vamos ver?!

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O que é Balanço Patrimonial?

Conforme anteriormente mencionado, o Balanço Patrimonial, também chamado de Balanço Contábil, é um relatório contábil que consiste na descrição da situação da empresa, englobando todos os bens, recursos, investimentos, lucros e dívidas do negócio. 

Com um Balanço Patrimonial realmente claro, pode-se constatar se a empresa está gerando lucro, se é um momento adequado para fazer novos investimentos, se é necessário reter gastos, enfim, determinar qual é o próximo passo financeiro que a empresa deverá dar.

Nesse sentido, por meio de um Balanço Patrimonial efetivo é possível: 

• mapear o comportamento financeiro da empresa; 
• possibilitar diferentes análises, trazendo respostas rápidas à situação financeira da empresa;
• mensurar o saldo em caixa ou o equivalente de caixa;
• mensurar o estoque da empresa;
• identificar quanto a empresa tem para receber dos clientes;
• identificar o trajeto dos recursos financeiros destinados ao negócio; 
• identificar os ativos que são mantidos com o capital dos sócios;
• identificar os ativos que são mantidos com o capital de terceiros;
• identificar os tributos pagos e realizar um planejamento tributário para reduzir custos;
• elaborar um planejamento estratégico para tornar a empresa mais produtiva;
• ter embasamento claro para tomada de decisão; 
• elaborar um documento claro com a real situação da empresa para apresentar a possíveis investidores.

O que compõe o Balanço Patrimonial?

O Balanço Patrimonial é composto por três informações principais, que em regra são preenchidas e divididas em colunas, sendo elas: 

• Os ativos da empresa: são todos os bens, recursos e direitos da empresa, isto é, tudo o que compõe o patrimônio da empresa e que tenha valor econômico; 
• Os passivos da empresa: são as obrigações da empresa, ou seja, as despesas e dívidas em aberto; 
• O patrimônio líquido da empresa: é a soma de todos os recursos da empresa, considerando os valores já investidos, o capital social, as reservas de lucro, entre outros.

Dessa forma, os ativos serão o resultado do patrimônio líquido menos os passivos. 

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O Balanço Patrimonial deve ser feito anualmente?

O Balanço Patrimonial faz a análise financeira de uma empresa em um determinado período. Dessa forma, quem determina quando fazer o Balanço Patrimonial, em regra, é o gestor da empresa.

Entretanto, é recomendado que o Balanço Patrimonial seja realizado ao menos uma vez por ano, isto é, pelo menos uma vez a cada 12 meses, sendo possível ainda, que seja realizado em períodos menores. 

Ademais, de acordo com o disposto na Lei 6.404/76, ao final de cada exercício social, as empresas devem elaborar uma série de demonstrativos financeiros que serão facilitados quando elaborados com base no Balanço Patrimonial. 

A elaboração desse relatório contribui para uma boa gestão patrimonial com um registro padronizado de dados.

Agora que você já sabe o que é um Balanço Patrimonial, o que ele leva em consideração e quando deve ser feito, vejamos como fazer um Balanço Patrimonial!

Como fazer um Balanço Patrimonial?

Para fazer um Balanço Patrimonial é preciso do relatório contábil da empresa, já que este documento contém todas as movimentações financeiras da empresa em determinado período.

Após isso, é necessário reunir todos os dados dos ativos e passivos, comparar todos os documentos e classificar a natureza de cada um. 

Por fim, é necessário aplicar as fórmulas adequadas para mensurar se o negócio teve prejuízo ou lucro ao final do período analisado. 

Lembre-se que, embora pareça simples quando colocado dessa forma, o Balanço Patrimonial demanda muita análise, de forma que qualquer erro pode colocar em risco a saúde financeira da empresa, já que muitas decisões serão tomadas com base nessa análise.

Por essa razão, a melhor opção é contar com o auxílio de uma equipe contábil que detenha conhecimento sobre o assunto. Nós, da KomBusiness, somos uma empresa fundada por profissionais com mais de 10 anos de experiência no mercado e que sempre fazem uso da tecnologia para obtenção de resultados mais rápidos e precisos.

Portanto, em caso de dúvidas, conte com quem entende do assunto para ajudar você.  Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe de consultores especializados na área contábil, os quais poderão auxiliá-lo.

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